Introduction
Vous êtes vous demandé ce qui se passerait si l'armoire de classement de vos dossiers brûlait ? ou si le disque dur de votre pc tombait en panne dans 5 minutes?
Bien sûr, vous pourriez refaire quelques documents, réécrire quelques cours, retrouver quelques procédures mais vos fichiers clients, vos en cours, votre comptabilité, vos bilans, votre savoir faire, vos plans, vos documents administratifs....
Et pourtant, vous vous préoccupez de ce qui se passerait si tout votre personnel avait la grippe ; vous vous assurez que vos locaux sont fermés à clé en partant et surveillés ; vous avez une assurance vol, incendie ...
Et pourtant, le disque dur de votre pc ou de votre serveur ou du pc de la comptabilité... TOMBERONT en panne. La seule inconnue est que vous ne savez pas QUAND cette panne se produira
Ce petit article est truffé d'évidences que chacun connaît... Lisez le quand même.
Sauvegarde des données
Les grandes sociétés élaborent des "plans de continuité d'activité" (informatiques) qui prévoient et mettent en place des systèmes et procédure de reprise d'activité après un incident majeur... Vous avez probablement en mémoire l'incendie de la salle des ordinateurs d'une grande banque et la réactivation d'une salle de secours dès le lendemain...
Sans aller jusque là, nous nous contenterons de survoler les bonnes pratiques de la sauvegarde des données, de la plus simpliste à la procédure classique. Sauvegarde ne signifie pas uniquement copier mais aussi retrouver, restituer.
Règles d'or
Il y a très peu de règles mais elles sont incontournables :
1) Faites des sauvegardes régulièrement, choisissez votre périodicité
Les sauvegardes doivent devenir un réflexe au même titre que vous fermez la porte à clé en partant : ne vous basez pas sur votre intuition (le pc est tout neuf, je n'ai rien ajouté aujourd'hui...) pour ne pas faire de sauvegarde.
Pensez non pas à la sauvegarde mais surtout à ce que vous devrez faire le jour ooù vous aurez à retaurer une machine suite à défaillance ou effacement accidentel ou .. : rien de vaut la régularité de vos sauvegardes
A vous de fixer la périodicité : elle définit ce que vous avez perdu en cas de problème. Entre un site web vitrine qui bouge peu et donc la suvegarde peut être hebdomadaire et une application de gestion de flux qui sauvera tous les quart d'heure voire plus, une sauvegarde journalière est une bonne mesure.
2) Original et sauvegarde ne cohabitent pas
Sauvegarder n'est pas copier un fichier sur un autre répertoire du disque, ou bien sur un autre disque. Il faut éliminer les causes qui vous feraient perdre à la fois l'original et la sauvegarde : les lieux de stockages de l'original et des sauvegardes ne doivent pas être les même : emportez votre clé USB de sauvegarde chez vous ; ne laissez pas votre disque de sauvegarde à côté ou dans la même pièce que votre serveur
3) Conservez l'historique
Vous devez vous protéger des pannes mais également des pertes de données "accidentelles" : mauvaise manipulation d'un fichier, effacement par erreur.... qui plus est, vous pouvez avoir besoin d'une donnée effacée ou modifiée en toute connaissance de cause il y a un "certain" temps... ou bien vous pouvez découvrir longtemps après qu'un fichier est erronné
Pour éviter les pertes d'information, il faut conserver "indéfiniment" vos sauvegardes. Les technologies de stockage d'aujourd'hui autorisent de tels "puits de données". Nous verrons plus loin comment réduire les redondances de stockage par des méthodes différentielles mais oubliez le concept de réutiliser l'espace d'une sauvegarde d'il y a x jours pour une nouvelle sauvegarde et préparez vous à "stocker" vos sauvegardes
4) N'oubliez pas de dossiers
Règle qui semble évidente mais qui est beaucoup plus complexe dans la pratique : ooù classez vous les données que vous voulez sauvegarder ? la mise en place d'une procédure de sauvegarde va vous obliger à vous pencher sur le classement et probablement à le retoucher, regrouper certains dossiers, transférer vers le serveur ce qui était convervé dans divers pc ..... On ne sauve bien que ce qui est bien géré !
5) Vérifiez une sauvegarde au hasard
assurez vous périodiquement que les sauvegardes sont lisibles !!!! c'est évident mais il vaut mieux le rappeler. Tout ce qui n'est destiné à servir qu'en cas d'accident doit être contrôlé : les extincteurs, ou alarmes ... ou sauvegardes
Concrètement
Centralisez les informations à sauvegarder
Il est possible de sauver des informations "éparpillées" dans un réseau de pc mais celà s'avère hautement risqué : les portables ne sont pas connectés au moment de la sauvegarde, les pc de bureau sont éteints, il y a eu changement de place dans un dossier d'un pc et vous l'ignoriez .....
Une règle simple est de déclarer que seuls les dossiers présents dans le serveur seront sauvegardés (à vous de définir leurs emplacements type /home/titi ou autre)
- Il appartient à chaque propriétaire de pc de s'assurer que les documents à sauvegarder sont bien montés dans le serveur
- Les applications informatiques que vous privilégierez sont celles dont les informations ne résident que dans le serveur (GED, groupware, ERP, ...)
Installez une procédure automatique
Il existe d'excellentes petites applications simples qui résident dans le serveur et qui lanceront les sauvegardes pour vous à heures fixes. Vous préparerez alors:
- La liste des dossiers à sauvegarder
- La politique de sauvegarde (enchainement des sauvegardes dites totales et dites différentielles)
- La confidentialité de vos sauvegardes (en clair ou crypté)
- Le choix du média de sauvegarde (média amovible ou site distant par transfert de fichiers)
et vous ne réinterviendrez qu'en cas de changement d'une des points ci dessusz
Choisissez la procédure en fonction de vos besoins
en bref : commencez petit et évoluez vers la procédure optimale compte tenu de votre entreprise
1- Par clé USB
Le plus simple est de commencer par une sauvegarde sur un média amovible local. la taille mémoire et la robustesse des clés USB en font un excellent média. Munissez vous donc de clés. Je préconise une procédure basée sur une série de 7 clés pour une sauvegarde journalière. Les 7 clés étant ensuite archivée lorsqu'elle ont été garnies par un nombre fixé de sauvegardes.
L'inconvénient de cette méthode est la manipulation journalière du trousseau de clés
2-Par transfert sur un autre serveur
C'est l'offre préférentielle (mais plus coûteuse que la précédente) : vous trouverez sur le marché des sociétés spécialisées dans le stockage qui vous offriront un espace de stockage entouré de toutes sortes de sécurité (anti incendie, locaux surveillés, stockage multi géographique....) et un moyen de transfert par internet (FTP) avec cryptage ....
Il me parait vain, du moins si vous n'êtes pas une très grosse société, de vouloir implanter vous même une telle solution
Et maintenant ?
Eh bien c'est à vous d'analyser les risques et de mettre en place une politique de sauvegarde satisfaisante (meilleur rapport entre sécurité et coût humain ou machine). Cette mise en place sera précédée d'une réflexion et probablement ré-vision des dossiers et leur localisation.
Notez enfin ces deux sujets qui sont sous jacents tout au long de cet article
a) Un serveur est un élément indispensable et simplificateur de vos solutions informatiques
b) Un application type GED (gestion électronique de document) simplifie également la notion de "quoi sauvegarder" et vous permettrait aussi de sauver, par numérisation routinière, une partie de vos documents courrier et papier....
Merci d'avoir lu ce petit article
